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e-procurement : de quoi s’agit-il ?

L’e-procurement est un moyen de dématérialisation des transactions commerciales entre les entreprises et leurs fournisseurs dans le but de faciliter les démarches d’achat. Si vous vous posez des questions sur ce sujet, découvrez toutes les réponses à travers ce guide.

Qu’est-ce que l’e-procurement ?

Composé du préfixe « e » pour « electronic » et du terme « procurement » qui signifie « approvisionnement, e-procurement peut être définit comme l’approvisionnement électronique, l’approvisionnement en ligne, etc.

Le Ministère de la Culture française détermine ce terme comme « la gestion centralisée des acquisitions et des approvisionnements d’une entreprise sur une plateforme électronique ».

Il s’agit, en effet, d’un moyen adapté spécifiquement adapté aux achats en entreprises ou plus précisément du secteur Business to Business (B2B). Les achats personnels du secteur Business to Customer (B2C) ne sont donc pas concernés.

La dématérialisation de l’acte d’achat sur l’ensemble ou une partie du processus Procure to Pay (P2P) a lieu sur les plateformes électroniques dédiées. Ce processus se déroule en trois temps :

  • La sélection des produits ;
  • L’envoi de la commande ;
  • La gestion des factures et le paiement.

e-procurement : pour qui ?

Il existe quatre grands acteurs majeurs de l’e-procurement dans les entreprises :

  • Le service achat qui établit et améliore les stratégies achats ;
  • Les utilisateurs finaux qui ont passé les commandes ;
  • L’approbateur des commandes ;
  • Les branches finance et comptabilité qui confrontent les commandes et les factures procèdent aux paiements.

Les avantages de l’e-procurement

L’e-procurement représente ainsi un moyen de centraliser et d’automatiser les échanges entre les acteurs concernés (service achat, utilisateurs finaux, etc.) dans l’objectif d’améliorer le processus, la gestion et la stratégie achat. Voici ses principaux avantages :

  • Optimiser le budget

La disparité entre le prix d’une transaction standard et celui d’une transaction 100% digitale est très importante, respectivement de 95 euros et 19 euros environ.

  • Faire abstraction des démarches à faible valeur ajoutée

L’automatisation des tâches comme la demande de validation, l’envoi du bon de commande, etc. permet aux équipes de gagner du temps et d’être plus efficaces tout en diminuant significativement le taux d’erreur de 30 à 50% en moyenne.

  • Réduire l’ensemble des délais

L’e-procurement permet de s’alléger des relances, de la gestion des papiers administratifs, etc. et ainsi gagner du temps dans le processus d’achat.

  • Maîtriser les dépenses

Grâce à l’utilisation du système de reporting, les entreprises sont en mesure de mieux gérer leur budget.

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